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   印刷政策编号:2016
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保单编号:2016
负责办公室:学生金融服务
覆检日期:2023年6月26日
下一次需要审查:2028年6月26日
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零用现金

1. 目的

学生会计办公室将维持一个零用现金基金，员工可以从中寻求报销某些小件购买. 当某些部门的业务性质需要现金购买小件物品时, 为现金交易找零, 或支付给研究参与者作为奖励或参与者成本的补偿, 经正当理由和批准，可以设立部门零用现金基金. 该基金将由该部以托管的方式维持.

2. 适用性

此政策适用于所有十大彩票网投平台校园部门(不包括美国健康)。.

3. 定义

不适用.

4. 政策指导方针

4.零用现金的责任和控制

4.1.零用现金资金的正确使用和安全的责任和责任由零用现金资金的保管人承担, 哪个一定是部门主管, 或者如果有资助, 首席研究员(“PI”).
 
4.1.托管人可以指派适当的人员保管和控制零用现金. 如果零用现金的控制权被分配给另一个人(“委托”), 保管人有责任就任务进行沟通, 以书面形式, 学生会计办公室, 代表必须承认接受转让. 保管人对遵守本协议所述政策负有最终责任, 即使将控件分配给委托也是如此.
 
4.建立零用现金基金

4.2.保管人必须在文件路径系统中完成所需的信息，并确认他们对零用现金政策的审查和理解. 所需资料的一个组成部分是详细解释为什么要求零用现金资金. 此解释应包括有关请求的所有相关背景细节, 零用现金基金的用途, 以及为什么要求的金额是必要的. 如获拨款, 有关的背景资料应, 至少, 包括研究的名称, IRB数量, 以及激励的原因(如果适用).
 
4.2.在Doc Route系统中适当的批准将导致零用现金基金的建立.
 
4.2.学生会计代表将为托管人准备一份直接付款，并通过Concur进行处理.
 
4.2.学生会计代表将把零用现金支票交给保管员，并解释零用现金政策和程序. 如果托管人将零用现金的控制权分配给一名代表(每4).1.2)托管人有责任(1)让代表与学生会计代表一起参与这一过程，或(2)单独向代表解释零用现金政策和程序.
 
4.2.托管人和代理人应在收到支票并了解零用现金政策和程序的确认表上签字, 如果指定的.
 
4.2.零用现金支票应由保管人(或代表)在汉考克惠特尼的任何一处兑现, 或美国联邦信用合作社. 零用现金支票不能存入任何银行账户, 包括托管人或代理人的银行账户.
 
4.零用现金使用的限制
 
部门零用现金不得超过500美元.00，除非得到学生财务服务部执行主任的批准.
 
4.3.零用现金支出，除非预先批准用于研究目的，不应超过50美元.00，并且必须符合IRB批准的协议.
 
4.3.不得从零用现金中预支或贷款给员工自用.
 
4.3.不得将个人支票从零用现金基金中兑换成现金.
 
4.3.不允许从零用现金中报销差旅费和预支差旅费. 旅行费用包括停车费、过路费和汽油费.
 
4.3.从零用现金中报销伙食费、招待费、会务费等.，是不允许的.
 
4.3.不允许从零用现金中报销个人服务费用.
 
4.3.零用现金支出与其他支出一样，受到州或大学同样的限制.
 
4.3.不允许报销包括销售税在内的可通过学校采购系统购买的经常性采购.
 
4.3.9 .各部门只有在紧急情况下或在使用大学采购系统有困难或成本效益不高的情况下，才应使用小额现金报销作为采购物品的一种手段.
 
4.3.10 .利用学校免交销售税的优惠, 鼓励各学系尽可能合理地使用大学的采购系统.
 
4.维持零用现金基金
 
从学生会计办公室收到零用现金开始，开始维持资金.
 
所有记录必须按照阿拉巴马州记录保留计划保存三年. 

零用现金必须至少每周核对一次，计数应记录在案，供查阅. 超过10美元的超额和短缺.必须向内部审计办公室报告，并说明可能的原因和采取的纠正措施.
 
4.4.1 .必须具备保管基金的设施，并经学生会计处批准. 零用现金$1,000或以上必须存放在一个不能移动的箱子或保险箱里.
 
4.4.所有使用零用现金的采购必须从供应商处取得付款收据.
 
4.4.付款收据必须是付款的肯定证据，并包括:供应商名称, 供应商的位置, 以及购买日期. 他们还必须列出购买物品的完整描述和分项数量. 有变更证据的收据不能接受或处理.
 
4.4.必须保存一个全面的研究分配日志和个人参与者付款收据，用于所有研究参与者奖励付款和研究参与者成本付款的报销.
 
4.4.日志必须包括:研究项目名称, IRB数量, 付款日期, 研究参与者姓名或保密标识符, 付款额, 研究参与者签名或首字母, 托管人(或支付资金的研究小组成员)签名或首字母缩写. 所有参会者的访问都应单独记录，而不是一次性付款.
 
4.4.5.研究参与者的所有收据/日志均被视为机密主题信息，不得包含在提交给应付账款的任何收据或日志中. 被支付人类受试者的信息应保存在研究现场. 
 
4.4.6.  为了遵守税务报告要求，基金的托管人必须通知在一个日历年内收到超过600美元的任何研究参与者的应付账款，并在知情同意过程中了解这一点.
 
4.4.零用现金凭证(点击查看表格)必须由托管人或代理人批准. 如果托管人以外的人被授权批准零用现金凭证，系主任必须书面通知学生会计办公室. 如果托管人或代理人使用了定制的零用现金凭证, 保管人有责任获得学生会计办公室的批准，以使用定制的表格.
 
4.要求报销/补充小额现金支出
 
4.5.由学生会计办公室报销的零用现金支出必须提交由托管人或代表签署的零用现金凭证(附件). 零用现金凭证必须完全执行，并附有适当的收据(如适用，研究日志). 学生会计办公室有权力和责任拒绝报销任何未经适当批准或支持的支出.
 
4.5.报销频率-零用现金保管员应尽快寻求报销. 保管人负责零用现金的安全保管，并通过Concur处理补足.
 
4.5.3 .研究项目, 赠款基金FOAPAL将在通过Concur处理补充资金时使用.
 
4.5.保管员负责将零用现金补充支票兑现并核对零用现金, 以第4节零用现金支票正本的相同规则为准.
 
4.5.零用现金结清-当一个部门确定不再需要零用现金基金时, 托管人必须将零用现金补充到其原始余额，并与总分类账上最初建立的金额相协调. 托管人应准备一份备忘录，说明关闭基金的意图，并填写部门存款表. 备忘录和表格, 连同任何适用的证明文件或剩余资金, 应送交学生会计处处理.
 
4.5.零用现金结清-(奖助金已使用)每年已使用的奖助金部分应每年结清一次(在9月30日之前)，以确保所有与奖助金相关的支出都及时记入奖助金帐户.
 
4.零用现金结清
 
4.6.零用现金结清-当一个部门确定不再需要零用现金时, 托管人必须将零用现金补充到其原始余额，并与总分类账上最初建立的金额相协调. 托管人应准备一份备忘录，说明关闭基金的意图，并填写部门存款表. 备忘录和表格, 连同任何适用的证明文件或剩余资金, 必须送到学生会计处处理.

4.6.小额现金结清-(奖助金已使用)每年已使用的奖助金部分应每年结清一次(在9月30日之前)，以确保所有与奖助金相关的支出都及时记入奖助金帐户.
 
4.7变更基金托管人
 
4.7.1 .需要更换托管人或代理人时, 应向学生会计办公室发送电子邮件，说明姓名, j数量, 电话号码, 新托管人或代理人的名称.
 
4.7.2如果变更是为了新的保管人, 当时的责任是被承担的, 新托管人应在原基金托管人或其他适当部门工作人员在场的情况下清点基金，以确保基金完好无损. 点票应记录在案，并由出席的各方签字.

5. 程序

不适用

6. 执行

6.1  零用现金必须接受内部审计署的审计, 状态检查, 以及学生会计办公室. 学生会计办公室将在秋季和春季学期对至少3个零用现金基金进行随机零用现金计数. 要求, 基金托管人须出示现金及已签署并附有付款收据的零用现金凭单. 现金和收据必须等于零用现金基金的授权金额.

6.2  一份年度零用现金基金授权表格将被发送到每个拥有零用现金基金的部门. 托管人必须填写此表格以核实基金金额, 对基金的持续需求, 托管人的名称及其他有关资料. 零用现金授权表将由管理层使用，以确保与总分类账的流动余额一致.

7. 相关文档

7.1 .学生会计网站 http://csr.cskz58.com/departments/financialaffairs/studentaccounting/
 
7.零用现金报销表 ——http://csr.cskz58.com/departments/eforms/studentaccounting/pettycash.pdf
 
7.零用现金结清/部门存款表 http://csr.cskz58.com/departments/eforms/studentaccounting/departmdepositform.pdf